5 dicas de como gerenciar o trabalho da secretária do seu consultório médico

É notório que, a maioria das vezes, o primeiro contato do seu paciente no consultório é com a sua secretária.

Diante disso, é importante que a visão e valores da clínica estejam alinhados com toda a equipe, isso porque a depender do atendimento inicial que é prestado, o paciente pode ou não se sentir bem-vindo em seu consultório.

Além disso, as pessoas que trabalham em sua recepção são muito importantes para representar suas expectativas em relação à sua clínica médica.

Portanto, se você deseja transmitir uma imagem de hospitalidade ou seriedade, deve manter esse atendimento antecipado, mesmo por telefone ou rede social.

Essa comunicação é fundamental para que seus pacientes se sintam bem durante todo o processo.

Para te direcionar nesse processo, preparamos esse post com 5 dicas para gerenciar o trabalho da secretária do seu consultório médico. Acompanhe!

5 formas de gerenciar o trabalho da secretária do seu consultório médico:

• Alinhe os princípios e valores da empresa com sua secretária.

O primeiro ponto e talvez um dos mais importantes é que você deve organizar com sua secretária e ajustar adequadamente o comportamento que você deseja que ela tenha com os pacientes em seu consultório.

Diante disso, seria basicamente aplicar os princípios e valores da sua empresa e claro que paixão e organização são essenciais para os profissionais, mesmo assim, é importante enfatizar a mensagem que sua clínica deseja transmitir.

Por essa razão, deixe claro que manter o sorriso e a animação é um tom importante para que a clínica transmita uma sensação de segurança e confiança.

Portanto, oferecer água ou café pode ser a coisa simples que seus pacientes irão apreciar, mas somente isso não é suficiente, é necessário também focar em outros diferenciais, como: orientar sua secretária a fornecer conteúdo educativo para seus pacientes através das redes sociais, por exemplo.

Nesse caso, o objetivo é que ele leia e assista tópicos relacionados ao serviço que lhe interessam.

• Realize um balanço de todos os objetivos da sua clínica e repasse para ela.

Após o ajuste citado anteriormente, agora é hora de repassar quais são os objetivos da sua clínica para que juntos vocês criem um plano de ação.

Diante disso, alguns desses objetivos podem ser suas metas mensais, semanais e anuais para que sua secretária entenda seu papel.

Além disso, identifique as principais atividades de sua vida diária, por exemplo, uma secretária pode ser responsável apenas por atender chamadas, marcar consultas e entrar em contato com pacientes, ou ainda, outros podem ter maior controle sobre a parte financeira, ou até mesmo buscar a fidelização de todos que realizam o procedimento ou cirurgia.

Independente de quaisquer que sejam as atividades de sua secretária, é importante que ela domine suas atribuições e que você deixe claro quais são os objetivos e como vocês irão alcançar.

• Preze pela motivação no atendimento.

Esse é um ponto de crucial importância e que traz alegria no trabalho de todos: a motivação. Profissionais altamente motivados ganham mais e também são capazes de realizar atividades de acordo com suas expectativas em relação a eles.

Diante disso, portanto, mantenha este lema em sua clínica e deixe clara a importância da secretária para a permanência do paciente é constantemente demonstrada nas reuniões de equipe.

Essa dica é muito utilizada por grandes empresas justamente pelo fato de já ter sido validado o quanto manter profissionais motivados, ajudam na satisfação dos  clientes e também na execução das atividades por parte dos funcionários.

• Aposte em cursos e treinamentos.

Outra estratégia importante para melhorar o trabalho e desempenho do seu secretariado é apostar em cursos e treinamentos, pois eles aprimoram a capacidade pessoal de sua recepcionista para lidar com situações estressantes e atender um público extremamente diversificado e às vezes exigente.

Logo, quando toda a sua equipe está treinada, eles sabem exatamente o que fazer diante das situações e imprevistos que venham a surgir.

• Ofereça um ambiente de trabalho organizado.

O passo seguinte é organizar e investir no próprio ambiente de trabalho, afinal, é difícil se comportar satisfatoriamente quando o local está bagunçado e deixa uma má impressão nos pacientes e colegas que chegam à clínica.

Diante disso, uma boa ideia é eliminar hábitos nocivos, como deixar panfletos e anúncios desnecessários sobre a mesa, além de materiais gráficos e pilhas de papel desnecessárias.

Além disso, é legal fornecer itens de conforto para os visitantes, os espaços de recepção devem ser usados ​​apenas para o essencial.

Esperamos que esse artigo tenha sido útil e não se esqueçam de que qualquer dúvida ou necessidade de realizar o seu planejamento de sua clínica ou consultório médico conte com o apoio da D2S Soluções Contábeis, que estudaremos a melhor opção para você!