Como realizar uma boa gestão de processos no consultório?
Realizar uma boa gestão de processos na clínica médica é essencial para aumentar a eficiência operacional da empresa, assim como, na melhoria da qualidade dos atendimentos.
Além disso, aprimora as tarefas de gestão administrativa, porém, para isso é necessário compreender bem as técnicas de gestão de processos.
Também é importante entender como a tecnologia pode ajudar no planejamento e no aperfeiçoamento dos processos, por essa razão, preparamos esse artigo para te ajudar a entender tudo sobre como ter uma boa gestão de processos no seu consultório. Acompanhe!
O que é gestão de processos?
Processos são sequências de tarefas, que são previamente organizadas, para se chegar a um resultado esperado e cumprir determinada função.
Desse modo, é possível visualizar uma evolução linear entre o início e o final do processo.
Em uma clínica médica tradicional é possível encontrar, por exemplo, esse processo:
- O paciente entra em contato com a clínica;
- A secretária recebe o contato;
- A secretária acessa a agenda dos profissionais;
- Realiza a solicitação das informações do paciente;
- Faz o registro e o agendamento;
- Realiza a confirmação do agendamento para o paciente.
Tipos de processos:
Há três principais tipos de processos organizacionais:
- Os processos primários – são aqueles diretamente relacionados com as atividades que trazem recursos para a empresa.
- Os processos de suporte – eles são utilizados como auxiliares dos processos primários, a seleção da equipe profissional da clínica é um exemplo de processo de suporte, afinal, esse processo impacta diretamente o processo de atendimento, que, por sua vez, representa a proposta da marca, o objetivo de entrega de valor para o paciente.
- O terceiro tipo de processo são os de gerenciamento – dentre eles, estão os processos de controle, supervisão e planejamento das demais atividades.
Trata-se, então, da gestão estratégica do negócio e na clínica médica, as atividades de análise de indicadores e gestão de pessoas são exemplos disso.
Importância da gestão de processos para clínicas médicas:
Para construir uma boa gestão de processos na clínica médica é indispensável quando se deseja manter a organização e a eficiência das atividades da empresa, e ter a importância disso em mente é o primeiro passo.
Desse modo, a qualidade dos processos determinam a produtividade da equipe, bem como facilita a implementação de novas estratégias administrativas e operacionais.
A definição e o aprimoramento das atividades sequenciais em uma clínica ajudam a aumentar a precisão dos atendimentos, a satisfação do cliente e a melhora no faturamento.
Desse modo, há um aumento de produtividade, de foco e de qualidade nos serviços prestados. Ademais, nenhum profissional da saúde fica à vontade com perdas de prontuários, prescrições equivocadas ou pacientes agendados em um mesmo horário, isso inclusive auxilia na perda de qualidade e de pacientes.
Desse modo, o reconhecimento e a organização dos processos são, portanto, fundamentais para que a clínica mantenha-se em alto nível de funcionamento, sem falar que os processos garantem uma resposta adequada mesmo diante de possíveis imprevistos.
Passo a passo para aplicação
A gestão de processos dentro da clínica médica deve seguir os seguintes passos:
- Mapeamento completo;
- Organização em fluxograma interno;
- Simplificação dos processos;
- Automatização.
A primeira etapa é o reconhecimento das atividades e dos objetivos da empresa, desse modo, será possível compreender o funcionamento, as dificuldades e as vantagens operacionais da clínica.
Desse modo, todos os registros dos processos ocorrem com o acompanhamento do paciente, para que você tenha uma visão ampla de todos os grupos de processos e das relações estabelecidas entre eles.
Assim, uma vez que você tenha mapeado e registrado os processos como rascunho, você poderá simplificá-los.
Após todo o levantamento, o próximo passo será executá-los no dia a dia da clínica, e como garantia de eficiência, busque alternativas para que algumas de suas atividades sejam automatizadas.
Com isso, foque naquelas que são procedimentos simples, repetitivos e que exigem dedicação da sua equipe.
Se esses processos puderem ser executados por equipamentos tecnológicos, então, busque as ferramentas corretas.
Desse modo, portanto, sua equipe terá mais tempo para se dedicar ao que mais importa que seja o atendimento ao paciente.
Como um software médico ajuda nesse modelo de gestão?
A melhor ferramenta para o aprimoramento da gestão de processos na clínica médica é providenciar um software na nuvem.
Desse modo, se esse sistema tiver de recursos para atendimento ao cliente e gerenciamento, você poderá automatizar diversas atividades da sua clínica, o que irá aumentar a eficiência e praticidade.
Um software médico na nuvem irá facilitar muito a gestão de processos e sua clínica contará com prontuário eletrônico, agendamento online, e diversas ferramentas de comunicação mais eficazes!
Esperamos que esse artigo tenha sido útil e nós da D2S Soluções Contábeis estamos disponíveis para sanar todas as eventuais dúvidas que você possa ter em relação a gestão de processos da sua clínica médica.
